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Il Manuale di gestione documentale del MIUR (dDGCASIS n. 240 del 9/10/2015)

Il manuale di Gestione (di seguito “manuale”) di cui l’art. 5 del dPCM 3 dicembre 2013 recante le “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47 57-bis e 71 del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n 82 del 2005”, descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.

Il MIUR con decreto direttoriale della Direzione generale per i contratti, gli acquisti, i sistemi informativi e la statistica (DGCASIS) di cui al link http://www.istruzione.it/allegati/2015/ALLEGATO1 - ELENCO AOO.PDF, ha individuato le proprie aree organizzative omogenee (di seguito, AOO) ed i relativi uffici di riferimento; ha nominato il coordinatore del servizio di gestione informatizzata dei flussi documentali ed un suo vicario oltre che definire tempi, modalità, misure organizzative e tecniche per la eliminazione dei protocolli settoriali e dei relativi registri, soprattutto se ancora cartacei.

Il Manuale adottato è aggiornato periodicamente anche in virtù delle indicazioni/sollecitazioni fornite dai Tavoli permanenti dei dirigenti RSP e degli Amministratori delle AOO centrali  nonché dalle figure di sistema individuate presso le articolazioni territoriali del MIUR.
Il dPCM richiamato in apertura prevede che le pubbliche amministrazioni redigano ed adottino un manuale per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi, per ciascuna Area Organizzativa Omogenea. Il MIUR si articola su oltre 100 AOO e, allo scopo di assicurare uniformità di trattamento dei documenti, ha adottato il manuale di gestione documentale di Ente che indica regole e principi della formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione di documenti nonché la definizione delle linee strategiche legate al recordkeeping system (cioè al sistema archivistico) e al workflow management (cioè al sistema di flusso di lavoro e delle procedure ad esso collegate) comuni a tutte le AOO del MIUR.

Il contenuto del manuale di Ente è vincolante per tutte le AOO del MIUR.
Le eventuali deroghe sono motivate dal titolare della articolazione ministeriale (AOO) che quindi, se ne assume la responsabilità.
Il manuale di Ente individua – evidenziandoli – alcuni aspetti della gestione documentale la cui puntuale definizione è demandata alle scelte organizzative di competenza di ciascuna AOO.
Pertanto il manuale di Ente può essere integrato dal manuale di gestione documentale della singola AOO (di seguito manuale di AOO).

In definitiva, il manuale di Ente:

  • definisce regole e principi della gestione documentale;
  • fissa termini e modalità d’uso dell’applicativo di protocollo informatico, della posta elettronica (certificata e non), della firma digitale e degli strumenti di dematerializzazione e digitalizzazione delle procedure, in uso presso il MIUR;
  • individua ruoli e responsabilità connesse all’attuazione e monitoraggio delle misure ivi descritte. Il manuale di Ente è adottato con decreto dal Direttore generale per i contratti, gli acquisti, la statistica ed i sistemi informativi la cui competenza è attribuita dall’art.7, comma 5, lett. i) ed o) del dPCM 11 febbraio 2014 n. 98 e DM 26 settembre 2014 n.753 ed è pubblicato sul sito internet del MIUR alla sezione AMMINISTRAZIONE TRASPARENTE, richiamando i link di pubblicazione dei manuali di AOO eventualmente adottati.

La singola AOO, nell’ambito di quanto definito dal manuale di Ente:

  • individua le responsabilità connesse alla gestione dei documenti in entrata, in uscita ed interna alla stessa AOO (tra UO);
  • definisce la modalità di interconnessione tra i servizi di gestione documentale e di relazione col pubblico, con particolare riguardo agli aspetti legati alla ricezione a mano dei documenti.

Alla sezione AMMINISTRAZIONE TRASPARENTE – Altri contenuti del sito internet del MIUR (al link http://hubmiur.pubblica.istruzione.it/web/ministero/manuale-di-gestione-documentale) è pubblicato il Manuale ed i suoi allegati, separatamente.

Da questa pagina, attraverso il menù posto alla destra del lettore, si possono raggiungere i manuali di gestione delle articolazioni ministeriali centrali e territoriali.